Behandling af ordrer

Introduktion

I denne artikel gennemgår vi ordrebehandling i Hostedshop. Ordrer kan behandles enkeltvist, i en manuel proces, eller automatisk via masseopdatering og ordrefiltrering, der håndterer ekspedition af flere ordrer på samme tid. Hvis du benytter en eller flere af vores integrationer til fragt og/eller kortbetaling, vil håndtering af disse ligeledes indgå i denne proces. I shopsystemet kan du også arbejde med manuel fragt og betaling f.eks. via faktura, kontooverførsel eller betaling ved afhentning. Uanset hvordan din arbejdsgang og konfiguration af shoppen er, vil den overordnede procedure for ordrebehandling være den samme.

TIP: Hvis du er ny i shoppen og stadigt overvejer dine fragt- og betalingsmuligheder, kan vi anbefale følgende artikler:

• Du finder vores begynderguide med information om b.la. fragt og betaling her
  (I venstremenuen finder du artiklerne, som kan have relevans for opsætningen af din shop)
• Læs mere om fragt med GLS her
• Læs mere om kortbetaling med OnPay her

 

I praksis

Når en kunde placerer en ordre i shoppen, oprettes ordren med ordrestatus "Ordre modtaget". Kunden modtager automatisk en e-mail med sin ordrebekræftelse i denne proces, uanset indstillingerne for afsendelse af e-mail i Hostedshop –Det er med andre ord en obligatorisk e-mail. Herefter vil ordren være at finde i shoppens ordreoversigt under Webshop > Ordrer:

Når du har sikret dig, at kundens produkter er på lager, og klar til afsendelse, håndterer du fragt, ordrestatus og betaling. Vær opmærksom på at man i Danmark først må trække pengene, når varen afsendes til kunden –altså når forsendelsen går ud af huset. Alt efter din opsætning af shoppen, vil kunden modtage en e-mail om at ordren er afsendt, med evt. trackingnummer, hvis dette er konfigureret via integration, eller indsat manuelt. Du kan læse mere om fragt i afsnittet Håndtering af fragt.

Hostedshop tilbyder en række forskellige ordrestatusser, men du bestemmer selv hvilke du ønsker at benytte i din arbejdsgang. Du kan f.eks. nøjes med at benytte ordrestatus "Afsendt", hvis din arbejdsgang ikke omfatter mellemliggende procedurer, som f.eks. ordrestatussen "Under behandling" antyder. Du kan også oprette dine egne ordrestatusser, som måtte give mening for netop din arbejdsgang.

Få et overblik over shoppens ordrestatusser i denne artikel.

 

Få et overblik (obligatorisk)

Til at starte med, bør du gennemgå hvordan en ordre ser ud i shoppen, så du kan gøre dig bekendt med shoppens ordredetaljer. Hvis du er ny i Hostedshop kan du selv lægge en testordre i shoppen og herefter finde den i ordreoversigten under Webshop > Ordrer. I shoppens basis konfiguration, har du mulighed for at gennemføre en testordre, uden først at konfigurere shoppen til formålet. På denne måde behøver du ikke koble shoppen op til et fragt- og betalingsmodul, for at lægge en testordre. Vi gennemgår oprettelse af testordre i afsnittet "Opret en testordre".

I følgende artikel gennemgår vi siden "Ordredetaljer", som viser hvordan en ordre kunne se ud, og hvad de forskellige sektioner bruges til i forbindelse med ordrebehandling. Når du har gennemgået artiklen, kan du vende tilbage til denne artikel, hvor vi fortsætter med den videre gennemgang:

Gå til gennemgang af ordredetaljer her.

 

Opret en testordre

For at komme i gang med ordrebehandling i Hostedshop, anbefaler vi at du starter med at lave en testordre. På denne måde kan du også se hvordan din ordrebekræftelse tager sig ud, og få en føling med hele ordreflowet i din shop, hvilket er afgørende for dig som shop ejer:

1. Fra shoppens administration vælger du "Se min løsning" i topmenuen:
   
   Flagikonet indikerer det danske sproglag. Havde der været flere tilgængelige sproglag ville disse ligeledes være synlige i dialogen.
2. Læg en vare i kurven og gå til indkøbskurven, og videre til checkout, hvor du indtaster dine oplysninger og gennemfører ordren med standardopsætningen ("Postpakke hverdag" og "Kontooverførsel"). Husk at benytte din egen e-mailadresse under ordreoprettelsen, så du kan modtage ordrebekræftelsen
3. Herefter går du tilbage i shoppens administration, under Webshop > Ordrer, hvor din testordre nu er synlig. Bemærk: Hvis du ikke kan se ordren, skyldes det at din ordrefiltrering ikke står på "Ikke behandlede ordrer", eller at der står en tekst i søgefeltet som shoppen prøver at fremsøge
4. Klik på ordrenummeret til venstre, eller på blyantikonet til højre ud for ordrelinjen, for at gå til ordredetaljer:
   
   
5. Du er nu inde på ordrens oversigt, som vi gennemgik i denne artikel

TIP: Hvis du ønsker at shoppen skal starte fra et højere ordrenummer, kan dette indstilles under Kontrolpanel > Indstillinger > fanen "Ordrer". I feltet "Næste ordrenummer" skriver du et valgfrit tal, der skal være højere end seneste ordrenummer i shoppen. Det samme gælder for fakturanumre.

 

Ordrebehandling

Denne sektion forudsætter at du har læst vores gennemgang af ordredetaljer. Manuel ordrebehandling er oplagt hvis du selv håndterer hele ordreprocessen, og ønsker at gennemgå hver enkelt ordre. Vi gennemgår ligeledes ordrebehandling via "Masseopdatering" i næste sektion af artiklen, hvis du ønsker en mere automatiseret ordrebehandling.

Håndtering af betaling, ordrestatus, statusmail og faktura:

1. Fremfind ordren: Gå til Webshop > Ordrer og klik på rediger (blyantikonet), eller på ordrenummeret til venstre i listen ud for den ordre du ønsker at behandle. Du kommer herefter ind på ordredetaljerne for den pågældende ordre, som beskrevet i sektionen "Opret en testordre" herover.
    
2. Gennemfør transaktionen: Er ordren betalt med kort, skal du klikke på "Gennemfør" under sektionen Betalinger:
   
   
   
   Transaktionen vil herefter stå som gennemført på ordren:
   
   
   Funktionen "Send nyt betalingslink til kunde" gennemgår vi i denne artikel. Hvis en transaktion ikke kan gennemføres, af den ene eller anden grund, vil du finde oplysninger i dit betalingssystem som kan uddybe dette. Se mere om betalinger i denne sektion.
    
3. Sæt ordrestatus: Herefter sætter du ordrestatus til "Afsendt", under sektionen "Administration":
   
   
   Bemærk: Hvis du sætter en ordre til ordrestatus "Annulleret", skal du efterfølgende annullere transaktionen, under sektionen "Betalinger", for at frigive beløbet. Dette er vigtigt da betalingen ellers vil være reserveret på kundens kort.
4. Status e-mail: Hvis din shop ikke er sat op til automatisk at sende en status e-mail til kunden, kan du gøre dette manuelt, som beskrevet nærmere i denne artikel, under punkt 2 i sektionen "Administration og ordrefunktioner":
   
   
5. Faktura: Hvis du ønsker at sende en faktura til kunden, kan denne genereres efterfølgende, som beskrevet nærmere i denne artikel, under punkt 4 i sektionen "Administration og ordrefunktioner":
   
   
   Du kan også afsende mails til en eller flere kunder via masseopdatering, som vi gennemgår i sektionen herunder.

 

Ordren vil herefter være at finde i ordreoversigten (hvis du filtrerer visningen efter status "Afsendt"), og stå som betalt (grønt flueben) med status "Afsendt", og fakturanummer:

Hvis du har oprettet en pakkelabel til f.eks. GLS eller PostNord (Pacsoft), indikeres dette med et flueben ud for "Eksport" kolonnen:

Du kan læse mere om eksport af ordre til pakkelabels i sektionen Håndtering af fragt.

 

Bemærk: Hvis du har opsat din shop til at benytte automatisk lagerstyring (under Kontrolpanel > Indstillinger > fanen "Produkter" > sektionen "Lagerstyring") og samtidigt tillader salg af varer der ikke er på lager (dette indstilles samme sted, og kan ligeledes sættes individuelt på produktniveau), vil ikonet, som vist herunder, indikere at produktet ikke er på lager, hvis lagerantallet for et af produkterne på en given ordre går i nul eller minus. Hvis du holder musen over ikonet, vises hvilke produkter i ordren der er tale om:


–At en vare ikke kan ekspederes betyder, at der er for få produkter på lager til, at ordren kan afsendes. Det vil sige når en ordre gennemføres af kunden (på en shop som benytter automatisk lagerstyring), vil antallet straks blive trukket fra lagerbeholdningen således, at hvis der er 2 stk. på lager, og der oprettes en ordre på 2 stk. vil lagerbeholdningen være lig nul, da de to styk er reserveret til kunden. Hvis kunden herefter bestiller yderligere 2 stk., vil lageret gå i -2, og ordren vil dermed ikke kunne ekspederes. Annullerer kunden alle 4 stk. igen, vil lageret imidlertid komme op på 2 stk. igen.
TIP: Benyt lageroversigten under Webshop > Produktkatalog > fanen "Lageroversigt", til at få et overblik over hvilke produkter du har på lager. Du kan læse mere om lageroversigten her.

 

Masseopdatering

Denne metode er oplagt hvis du allerede kender proceduren for ordrebehandling i shoppen, og f.eks. benytter en arbejdsmetode hvor lagerpluk foretages ud fra ordre-mails mv. hvor du ikke behøver at gå ind på hver enkelt ordre. Du kan også benytte denne metode til at hæve penge på tværs af flere ordrer, når du har pakket og klargjort dagens ordrer til forsendelse.

1. Fragt: For håndtering af fragt se nærmere i sektionen herunder
2. Markér en eller flere ordrer: Gå til Webshop > Ordrer og markér (sæt flueben ud for) den eller de ordrer som du ønsker at behandle
3. Masseopdatering: Klik på knappen "Masseopdatering" i toppen af siden og vælg den ønskede behandling i dialogen, som beskrevet i denne artikel:
   
   
   Bemærk: Hvis du sætter ordrestatus til "Annulleret" under masseopdatering, skal du efterfølgende annullere transaktionerne på hver enkelt ordre, for at frigive beløbet. Dette er vigtigt da betalingen ellers vil være reserveret på kundens kort.
4. Gennemgang af betalinger: Hvis alle betalinger er gennemført som forventet, vises ordrer som betalt (grønt flueben), med status afsendt og fakturanummer:
   
   
   Hvis en transaktion ikke kan gennemføres, kan du finde oplysninger i dit betalingssystem som kan uddybe grunden til dette. Se mere om betalinger i denne sektion.

 

Håndtering af fragt

• Hvis du har integration til håndtering af fragt på din shop, kan du generere officielle pakkelabels med stregkoder osv. til print og montering på dine forsendelser.
• Alt efter typen af integration vil du enten modtage en PDF-pakkelabel og et trackingnummer på den pågældende ordre, eller forefinde disse informationer via dit login ved den speditør du benytter (f.eks. Shipmondo)

Oprettelse af pakkelabels til forsendelse

Alt efter hvilken integration du benytter til fragt, er der forskellige måder at oprette pakkelabels på. Hvis du har vores GLS eller Pacsoft (PostNord) integration, oprettes pakkelabels direkte i shoppen, ved at markere én eller flere ordre til label eksponering. Når du har markeret dine ordrer, vælger du hvilket eksportformat du ønsker, som vist her:

Bemærk: Eksport af labels kræver en aftale med en af de understøttede speditører, hvilket du kan læse mere om herunder.

Med GLS-integrationen har vi mulighed for både at trække pakkelabel (PDF) og trackingnummer ind på ordren (trackingnummer sendes til kunden via ordrestatus mail). Og med Pacsoft (PostNord) trækkes pakkelabel ligeledes ind på ordren, imens trackingnummeret sendes direkte fra Pacsoft pr. SMS til det telefonnummer som kunden har angivet på ordren.



Hvis du f.eks. benytter Shipmondo oprettes pakkelabels under et separat login på shipmondo.com, hvor du kan se og printe dine pakkelabels mv. Både GLS og Pacsoft har en separat loginside hvor du kan oprette og administrere pakkelabels manuelt.

• Læs mere om opsætning og eksport af pakkelabels med GLS her
• Læs mere om opsætning og eksport af pakkelabels med Pacsoft her
• Læs mere om Shipmondo i denne artikel

 

Håndtering af kortbetalinger

Betalinger administreres igennem shoppen via et betalingssystem (også kaldet en "betalingsgateway"). Som udgangspunkt håndterer du gennemførsel (hævning), annullering og kreditering (tilbagebetaling) af beløb i Hostedshop, som illustreret ovenfor i sektionen Ordrebehandling. Vi linker ligeledes til en række artikler vedr. delordre og kreditering i sektionen Nyttige links herunder. Ønsker du at gå i dybden med en specifik transaktion gøres dette direkte i dit betalingssystem, ved fremsøgning af transaktions- eller ordrenummer. Hostedshop understøtter følgende betalingssystemer. Vi kan anbefale følgende artikel som gennemgår kortbetaling i Hostedshop: Guide til kortbetaling med OnPay.

Hvis du vil vide mere om hvor du finder ordre- og transaktionsnummer kan vi anbefale denne artikel

 

Ordrestatus oversigt

Alt efter hvor en ordre er i ordrebehandlingen, tildeles en ordrestatus som afspejler dette. Du kan læse mere om ordrestatus, deres formål og funktioner i denne artikel, hvor vi ligeledes gennemgår redigering og oprettelse af nye ordrestatusser.

 

Nyttige links (ordrebehandling)

• Læs mere om kreditering her
• Læs mere om delordrer her
• Læs mere om ordredetaljer her
• Læs mere om lageroversigten her
• Læs mere om ordrefiltrering her

 

Nyttige links (generelt)

• Læs mere om oprettelse af dine egne ordrestatusser her
• Læs vores guide til oprettelse af variantprodukter her
• Følg vores guide til B2B salg i Hostedshop her
• Du kan læse om oprettelse af rabatkoder her
• Da der er særlige regler for moms på gavekort, anbefaler vi denne artikel
• Hvis du sælger filer til download, kan vi anbefale denne artikel om filsalg
• Hvis du vil vide mere om opsætning af Trustpilot, kan vi anbefale denne artikel
• Hvis du vil vide mere om produktanmeldelser, kan vi anbefale denne artikel
• Læs mere om kortbetaling med OnPay her
• Læs mere om betaling med MobilePay her
• Læs mere om betaling med ViaBill her
• Læs mere om fragt med GLS her
• Læs mere om leveringslande og moms her
• Læs mere om valuta i denne artikel